（胶州市李哥庄镇   张振华）

   【摘要】机关档案是档案事业的重要组成部分，加强和提高机关档案工作质量则是保障档案事业持续健康发展的重要前提。要保证机关档案质量，首先则要确保归档材料的齐全完整。笔者结合工作实践就当前机关档案收集工作存在的主要问题及其原因分析，有针对性地提出了相应的工作措施，以期为广大机关档案工作者提供借鉴和参考。

【关键词】机关档案 收集 问题 对策

档案收集工作是档案工作的基础，做好这一工作，对于确保和提高机关档案工作至关重要。然而，随着科学技术的飞速发展，各级机关办公自动化程度日益提高，致使机关档案收集工作出现和面临了一些新的情况和问题，对此，应引起档案工作人员的高度重视，加以认真研究解决。

一、当前机关档案收集工作存在的主要问题及原因分析

归纳起来，主要有四个方面的问题：

(一)收集的材料不全。调查中发现大多数的机关仅以文书档案收集为主，主要是本机关制发的正式红头文件、会议记录、工作计划、总结等综合性材料，而分散于各个职能科室内的应统一归档的诸如人事调动、工资调整、职称评定、统计报表及其它专门档案材料却忽略收集，这些未统一收集归档的档案材料往往散存在各业务科室或承办部门，有的则作为各业务科室或承办部门的业务资料加以留存，致使一些档案反映机关职能活动不够全面，一些重大活动只看到结果，反映不出过程，直接影响档案信息的开发利用。更为严重的是直接影响了机关档案向国家综合档案馆移交的质量，造成应进馆档案材料的严重缺失。

(二)收集的载体单一。从机关文书档案的收集情况看，目前基本上都是纸质文件材料，纸质文件材料又以各单位产生的正式发文为主，其它形式及门类的载体材料较少，相当数量有归档价值的照片、录音录像带、光盘、实物等存放在各有关科室或承办部门未能收集上来，必然影响室藏馆藏，难以满足多元化利用档案信息的需要。

(三)收集机制不够合理。目前，绝大多数机关，其档案工作一般由单位办公室或文秘部门负责管理，少数有条件的单位则成立专门的档案馆或档案室。因此，其机关文书档案收集机制基本都是沿用文书部门——档案室——档案馆或是办公室——文秘室——档案室模式，而这种机制是建立在档案载体单一、产生的部门相对集中的基础之上的，难以实现全方位收集，因而，收集的档案材料基本上都是文件材料，其它门类很少。因为不管是文书部门，还是档案室，由于其工作职能决定了其进行归档文件材料收集的局限性，从而很难进行档案材料的主动收集，难免出现收集工作中空白地带。

(四)收集手段相对落后。主要是机关档案管理自动化程度还不够高，电子计算机等一些相关设备不够配套，信息网络系统尚未健全完善，还不具备网络收集电子文件等信息的能力，档案收集基本上还是手工收集模式，难以适应机关办公方式自动化、网络化要求。

究其原因，主要有以下几个方面：

其一，档案构成材料多样化，增加了档案收集工作量。过去，构成档案的材料特别是文书档案材料主要是文字、图表等纸质材料。现在，尽管反映机关职能活动仍以纸质材料为主，但已不仅如此，而是纸质材料与音像、光盘、视频等新型载体并存，电子文件、电子档案也日趋增多。这就要求我们在收集某一工作、某一重大活动文字材料时，必须关注并收集其它相关载体的档案材料。

其二，档案载体形成部门多元化，加大了档案收集工作难度。以前，文书档案主要形成于文书处理部门，只要抓住文书处理部门，就抓住了文书档案材料的归档落实。现如今，档案材料的形成涉及多个部门，机关同样一项重大活动，往往是文字材料出自承办文书的部门，而摄影摄像在宣传部门，有关信息数据则在信息技术部门，仅靠文书部门去收集是难以收集齐全的。这就要求档案工作必须建立有机关部门参与的纵横交错的档案收集网络和运转灵便的收集机制，以适应新的变化。

其三，机关办公方式日趋网络化，增加了档案收集工作的技术含量。档案材料的构成形式往往依赖于机关的办公方式和手段。从某种意义上说，一个机关的办公方式和手段决定着这一机关档案材料的构成形式。采用手工办公方式，产生大量纸质档案，档案收集采用现行手段即可。而随着电子计算机网络技术的发展和办公自动化程度的提高，办公方式逐步向网络化快速发展，电子文件应运而生，并以数字形式依赖于一定的技术环境而存在。这就要求档案收集工作必须具备一定的软、硬件环境等技术条件和手段，才能把电子文件较好地收集起来，及时归档保存。

其四，档案利用需求多元化，对档案收集提出了更高的要求。过去，机关档案主要是为工作查考、领导决策、以为政治服务为主。现在，随着市场经济、知识经济和信息社会的飞速发展，人们对档案的利用需求已不满足于仅查几份原始文件、图纸，更希望档案作为信息资源成为一种流动的活化信息，更希望一些惠及民生的好政策、好文件、好致富信息能以多种形式向社会公开，真正把“死档案”变成“活信息”。这就要求档案工作者在收集档案材料时，尽可能把握价值尺度，预测利用需求，把能反映机关重大职能活动的各种载体档案收集齐全，便于满足人民群众的查阅需求和信息转换。

二、对策

(一)加大档案工作宣传力度。要通过多种形式深入宣传贯彻《档案法》《档案法实施办法》，不断提高机关领导依法治档的自觉性，使机关人员明确依法做好档案工作人人有责，增强档案责任意识和法治意识，自觉履职履责。组织机关专(兼)职人员认真学习档案工作有关制度规定，明确归档范围和要求，掌握归档常识，增强平时归档意识，自觉做好日常业务工作中档案材料的收集归档工作。大力宣传档案和档案工作的重要意义和作用，使全机关人员充分认识档案工作重要性，增强档案保护意识，自觉维护档案的完整和安全。

(二)健全机关档案工作制度。一要建立档案工作责任制。明确各级领导的领导责任，明确机关各部门、各类人员的档案工作具体职责和任务；尤其要明确各专兼职档案人员在档案收集、归档、保护方面所负的法律责任和义务，做到责任到人，工作到位。二要完善归档制度。应根据机关工作发展变化的新情况，进一步细化不同门类档案的归档时间、标准和具体要求，提高收集归档的主动性。三要建立业务部门工作资料鉴定制度。定期对各种业务部门的工作资料进行归档鉴定，切实把那些散存在业务科室或承办部门的作为资料留存的应归档文件材料及时收回，防止散失。四要健全档案工作检查、奖惩制度。根据归档制度要求适时对机关承办部门收集、上交的档案材料情况进行检查，并与年终的评先创优、职称晋升等相挂钩，确保档案收集及时、完整。

(三)完善档案收集机制。在现有收集机制基础上，建立文书承办部门——档案室——业务科室兼职档案员和新型载体承办部门——档案室——业务科室兼职档案员并举的收集机制。为此，一是要加强档案工作联络员队伍建设。除机关文秘部门设定专职档案员外，各业务科室还要配备相应的兼职档案员，全机关形成一个从分管领导——文书部门(专职档案员)——业务科室(兼职档案员)三级档案管理网络体系，明确档案收集任务和要求，进行收集指导培训，达到广泛收集的目的。二是要进一步强化文书处理部门的档案收集功能。文秘部门既是文书处理工作的中间环节，也是现行文件向档案转化的结合点，可以说是文件管理和档案收集的枢纽。它通过对各级文件登记、编号、催退、核查等手段实现对文件的管理功能，同样，也应通过加强对归档文件和统计报表、批阅件等非正式公文的登记、编号及监控来实现档案的收集功能，以清退密级文件促非密级归档材料的收集；以清退账外文件促非正式公文的收集，达到全面收集之功效。三是要加强经常性的档案收集指导。档案部门应定期召开档案联络员会议，及时帮助解决收集鉴定的疑难问题。对于留在承办部门一时难以收回的文书档案材料，要认真做好宣传工作，与有关部门一同进行收集，对新型载体档案材料，应派人直接收集，从而，达到齐心协力共同做好档案收集工作。

(四)把握档案收集重点，兼顾现实利用。近年来，机关各部门为方便日常工作，加强了信息资料管理，部门留存的业务工作资料越来越多，其中一部分是具有归档保存价值的文书材料。为此，要正确处理好档案收集与承办部门留存业务工作资料的矛盾，把收集重点放在需要永久保存的档案材料上，确保齐全完整。对于需要定期保存的那一部分，应尽量收集齐全，其中承办部门确实需要经常使用、且部门资料管理又比较规范的，可以留在承办部门保管使用。这样既方便承办部门利用，又在某种程度上减轻了档案部门的工作压力。

(五)加快档案管理自动化建设。强化档案人员的自动化管理业务训练，切实掌握微机、网络技术有关知识，学会使用档案管理软件，具备使用微机录入、查询、调阅有关档案数据和收集电子文件的技能，提高档案综合收集能力。改进和创新档案收集方法，采取手工收集和电子计算机收集相结合，人工收集和网络收集相结合，变被动收集为主动收集，同时，加快档案信息的开发利用，促进收集，从而更好地为机关工作服务。

参考文献：

【1】国家档案局第8号令(2006.12.18)

【2】于晓庆，《“三个体系”对鉴定工作的指导作用》  中国档案  2011(10)

【3】张燕、穆德荣，《“随时归档法”的探索与实践》  山东档案  2012(1)

【4】李云，《从档案查询利用谈如何做好档案的收集工作》  山东档案  2014(5)