（青岛市黄岛区社会保障事业管理服务中心 玄淑云）
【摘要】民生档案包括劳动就业、社会保障、教育、医疗、食品安全、社会管理等民生领域中形成的档案，是机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案。民生档案具有重要的原始性、基础性、凭证性特征，它在解决民生问题过程中发挥着重要的基础性作用。加强民生档案管理工作，服务人民群众，是推动档案事业又好又快发展的有力保障，在记录民生、服务民生、保障民生发挥了基础关键作用。
【关键词】民生档案 基础性作用 关键作用
以下是笔者对如何做好民生档案管理的几点思考：
一、提高思想认识，拓展服务民生的渠道。
近年来，档案工作在促进经济发展、社会稳定等方面发挥着越来越重要的作用。但是，人们对民生档案工作这个概念还很模糊，对民生档案工作的开展没有引起足够的重视。十八大以来，根据国家档案局关于加强民生档案工作的意见，档案工作服务民生、服务人民群众，是档案工作者在新的历史时期的重要任务。国家和社会开始将档案工作主动融入到关注民生，服务民生的各个领域，把惠及百姓的方针政策作为开展民生档案工作的突破口，抓紧、抓实、抓好，使民生档案工作深入人心，切切实实地为人民群众解决一些问题。上上下下增强认识，树立多渠道服务民生的理念，营造开展民生档案工作的良好氛围，突出民生档案在档案资源体系建设中的重要地位，为档案事业的可持续发展注入新的活力。
二、积极开展民生档案调研工作。
紧紧围绕人民群众的切身利益，及时对散存在各行各业的关于民生问题的相关资料收集齐全，扎实开展民生档案的调研和严格归档工作。一是对涉及民生的重要单位开展专项调查，摸清情况，做好民生档案的登记工作；二是在审核涉及民生档案部门的《机关文件材料归档范围和保管期限表》过程中，将民生文件材料是否纳入归档范围，作为审核的重点内容之一，确保民生档案及时建档，有效管理。
三、健全民生档案管理的法规。
一是要制定办法，采取有力措施，把相关单位的民生档案工作纳入档案行政执法检查范围，制定考核办法，严格奖惩，对不符合规范和没有按要求整理的，通报并限期纠正；二是以强化行政职能为契机，加强档案法制化建设，构建民生档案法制监管和利用体系，严防丢失、损坏和泄密等安全事件发生，确保民生档案安全有效，推动民生档案工作逐步走上法制化轨道。
四、建立覆盖人民群众档案资源体系，确保民生档案齐全完整
(一)要积极开展民生档案建档工作。民生档案大多是在社会管理中形成的专门档案。档案主管部门要统筹规划，加强监督，本着“以改善民生为重点的社会建设开展到哪里，民生档案工作就延伸到哪里”的原则，从源头抓起，积极指导建立民生档案。各民生档案管理部门和单位要抓好民生档案的收集工作，确保各个行业、部门形成的民生档案及时建档、有效管理、齐全完整，不流失、不散落，为服务民生提供真实可靠的信息来源。
(二)加强民生档案管理部门和单位档案工作的监督指导。民生档案多数是在社会管理中形成的专门档案，要做好统筹规划和有效监管，从源头上抓起，规范民生档案的管理。要突出重点，切实抓好与群众切身利益密切相关的社会保险档案、就业人员档案、失业人员档案、房地产档案、婚姻档案、城市拆迁档案、环境监测档案、学籍档案和企业职工档案等重点民生档案，明确相关部门和单位的档案管理责任，强化管理；建立健全民生档案工作法规体系，指导涉民部门形成的各类民生档案进行排查和登记，全面掌握民生档案形成规律、管理现状和利用需求特点等情况，实施有效监管；建立民生档案工作年度检查制度，将民生档案纳入档案范围，每年对立卷归档和保管情况进行检查，检查结果作为评定单位档案管理成效的重要依据。
(三)要建立健全民生档案管理制度。各部门要采取相应的办法措施，将各类民生档案的管理纳入档案基础业务建设范畴，建立完备的民生档案管理制度。进一步规范民生档案归档机制，完善归档范围、归档时间和归档要求等制度，报档案部门审核。
(四)建立适应民生需求的档案资源体系。要加强档案馆民生档案资源建设。档案馆要以民生需求为导向，积极调整馆藏收集范围，不断整合各类民生档案资源，建立面向民生的多元化档案资源体系，对分散在各个领域的与民生有关的档案进行整合，将具有参考价值的民生档案按照有关规定移交档案馆，为服务民生准备充足的档案资源。
(五)强化民生档案业务指导，提高民生档案的质量。随着社会经济和民主政治的发展，人们对民生档案的需求也越来越高，切实加大档案教育培训工作的力度，着力提高档案人员的业务素质和工作能力，认真组织实施《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，进行现场业务指导，确保各种新形成的与民生有关的文件材料及时收集齐全，进行规范化整理，并按照档案法的质量技术要求移交进馆，以满足利用的需要。
五、积极推进信息化建设，让民生档案“活起来”
(一)民生工作业务与电子档案无缝对接，实现档案收集整理与业务“同生同结”。在档案数字化的基础上，电子档案的一大优势是能够实现实时共享，针对民生工作业务环节可以更高效地进行协同，增强内控及监管的时效性，为经办机构及群众提供更大便利。以工伤保险业务为例，如某职工发生事故伤害，按工伤认定流程，职工所在单位需将相关材料送至经办机构，如所需材料不齐全，便要来回往返补齐。档案信息化的推广普及，突破了时间、空间的限制，使资料实时共享成为可能，用人单位不需多次往返经办机构，可在规定范围内的任何时间将相关资料扫描上传至系统以备审核，减少大量事务性负担。
(二)历史档案数字化，全面提高民生档案服务效率
对于年代久远的历史档案，采用政府采购外包等方式，全面加速档案数字化进程。以往查阅纸质档案资料少则十几分钟，多则几个工作日，而利用电子档案整个过程只需要几分钟左右，很大程度的提高了档案服务效率。
民生档案工作是关注民生、保障民生、改善民生的环节之一，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标。服务民生已成为档案工作的重要职能，创建民生档案，档案管理应该树立“大档案”意识，跳出档案发展档案，坚持以人为本，关注民生，服务民生，更好地为人民群众服务。
