（胶州市档案局 相颖）

   【摘要】随着人事制度改革的深入，流动人员的档案管理服务工作也逐步暴露出一些问题，直接影响了人才的合理流动。胶州市在人事档案管理过程中，针对对部分流动人员的人事档案重要性认识程度不够，档案材料收集不及时、不齐全以及管理存在差异等问题现象，提出了四点建议，并为广大流动人员提供转接人事关系，调整档案工资，办理职称评定，办理退休及社会保障等方面提供优质服务，受到广大流动人员和社会的好评。

【关键词】流动人员 人事档案 管理现状 对策研究

流动人员人事档案是记录和反映个人社会经历及其德、才、绩、能等情况的历史记录，是以个人为单位的集中保存文件的集合体，是维护公民合法权益的法律依据，是人力资源管理的重要工具。它客观反映流动人员的全貌和本来面目，在工作中具有参考、依据和凭证作用。流动人员人事档案管理是人事人才工作中一项重要的基础性工作，它的中心任务是为人事人才工作和人事决策工作服务。但随着人事制度改革的深入，流动人员的档案管理服务工作也逐步暴露出一些问题，直接影响了人才的合理流动，迫切需要采取强有力措施加以解决。

一、目前我市流动人员人事档案管理工作现状

流动人员人事档案管理主要包括人事档案材料的收集、鉴别、整理、归档、保管保护、提供利用、转递等工作。近年来，我市在管理服务于流动人员档案方面严格执行国家有关政策规定，在为广大流动人员提供转接人事关系，调整档案工资，办理职称评定，办理退休及社会保障等方面提供优质服务，受到广大流动人员和社会的好评，主要表现在以下几个方面。

(一)对流动人员人事档案管理工作的认识逐步深化，重视程度越来越高，基本形成了共识。目前，我市建有流动人员人事档案库房200余平方米，库存档案又当初的千余份发展到目前的20000余份，流动人员遍布全市各行各业，全社会对流动人员人事档案管理的重要性认识逐步加深。

(二)流动人员人事档案管理工作的内容上，服务领域不断拓宽。由原先单一的档案管理，向代管人事档案、提供人事政策咨询、代管人事关系、专业技术人员资格考评晋升、大中专毕业生转正定级、档案工资调整、计算连续工龄、人员考核、代办社会保险等全方位发展，延伸服务内容已发展到二十多项。

(三)流动人员人事档案管理工作的范围逐步扩大。目前已发展到外商投资企业、镇办(街道办事处)企业、私营企业、民营科技企业、股份制企业、无人事主管部门单位和自愿委托的国有企业单位。服务的对象，发展到单位人事代理的各类专业技术人员、管理人员，解除劳动合同的专业技术人员、管理人员，待业的大中专毕业生，自费出国留学人员及个人人事代理业务等流动人员。

(四)流动人员人事档案管理工作信息化水平逐步提高。从2006年开始，人事部门投资引进先进的档案管理系统，并对现有的流动人员人事档案逐一进行了重新编号、登记、整理并将存档人员档号、姓名、性别、出生年月、毕业时间、毕业院校、工作单位、职称情况、政治面貌等详细信息录入微机数据库，较大地提高了档案查询、利用的工作效率。

二、流动人员人事档案管理工作中存在的问题

根据我市流动人员人事档案管理工作实际情况和工作实践，发现在人事档案管理过程中，存在以下几方面的主要问题：

(一)部分流动人员对人事档案重要性认识程度不足。随着社会的发展，人才流动频率的加快，越来越多的“单位人”变为“社会人”，然而，许多人把档案转到人才中心后一去不复返，有的干脆怀揣着档案去了天涯海角。持“人事档案无用论”者大有人在，“弃档族”不断增加。据统计，目前在人才交流服务中心存档中，有近2000余份档案多年无人问津。

(二)档案材料收集不及时、不齐全。这主要表现在以下几个方面：一是档案管理人员缺少与档案材料形成部门的密切联系与沟通。例如，2011年我们收到的一份档案，应该由学校寄往胶南市，结果却寄到了胶州，其报到证上打印了“胶州市人力资源和社会保障局胶南****有限公司”，把胶南市当成了胶州市的下属机构；二是有些档案材料形成部门的档案意识不强，致使档案材料形成后被束之高阁，未能及时送交管档部门整理归档；三是有些档案材料的形成时间较长，在形成过程中不注重收集或收集不齐全、不完整，甚至于一些档案材料形成后有改动，反应一些不真实的情况；四是有些档案材料形成部门简化工作程序，该形成的档案材料没有及时按规定形成，从而造成了档案材料不能全面完整地反应流动人员的面貌。

(三)档案管理存在“地域差异”、“多头管理”等问题。中组部、人力资源和社会保障部就人事档案管理出台有关文件进行规范，但在实际宗操尤其是档案流转过程中，各地域流动人员人事档案管理部门“各自为政”，标准不一，有时一个认为调档来回奔徙几次，搞得疲惫不堪，甚至回头补材料的现象大有人在。此外，由于历史原因和体制原因，现在很多部门都在公开或私自管理人事档案，除人事部门所属人才交流机构外，劳动部门、失业管理部门、社会保险机构、一些社会团体业在管理；国企在管，一些私企业在管，一些民办中介机构利用各种名目也在管，甚至于把报关档案当成了牟利的手段。

三、加强流动人员人事档案管理的几点建议

(一)提高认识、加强管理。流动人员人事档案管理是人事人才工作中一项重要的基础性工作，它为人事工作和人事决策工作提供服务，离开流动人员人事档案的管理、流动人员的考察、任免就无法进行。流动人员人事档案客观地反映其本来面目和全貌，在工作中档案材料具有参考、依据和凭证作用，它的存在务必引起高度重视，同时，档案工作需要各个部门的大力支持与配合，尤其是在流动人员档案材料的收集方面，要让单位组织人事干部明确哪些材料属于档案收集范围，什么样的档案材料符合归档要求，并将档案材料“入口关”前移，从源头上解决档案材料不符合归档要求的问题。流动人员人事档案管理部门也要采取措施，加强宣传。针对单位对流动人员人事档案不重视、不了解的现状，胶州市人才交流服务中心应在胶州人才网、胶州网设立专题，积极对企业进行宣传引导，首先应通过电视、报刊等媒体加强宣传流动人员人事档案管理相关政策规定、档案管理业务知识、相关办事流程等知识，在全社会营造及时补充档案材料的思想意识，不断挖掘人事档案内容，为用人单位、用档单位提供有效的信息和紧密的服务，增强全社会对流动人员人事档案管理工作的了解与理解。其次，由被动接受转为主动出击，积极提供上门服务、网上预约服务、应急服务等通道，开发流动人员人事档案管理服务网上办事平台，推广网上办理，同时，开放数字档案公共查档区域，最大限度地提高管理水平和利用效率。

(二)加强学习。建设一支高素质的管档人员队伍。当今世界，已是知识经济时代，网络技术迅猛发展，原始的管理方式与落后的管理技术已不适应时代的发展，为适应时代发展的需要，档案管理人员应加强学习，掌握和利用现代信息网络技术，提高档案管理工作的自动化、现代化水平，做到有形档案与电子档案相结合，利用计算机的数据统计功能，为领导决策提供确凿的原始数据，充分发挥流动人员人事档案的现实价值。严格遵守《中华人民共和国档案法》，认真执行《流动人员人事档案管理暂行规定》，努力钻研档案管理工作业务，努力争做复合型档案管理人员。

(三)严格执行档案管理的各项规章制度。在档案材料的收集方面，档案管理机构应与档案材料形成部门保持密切联系，做到该收集的档案材料应收尽收，绝不遗漏一份；在整理鉴别材料方面，要根据各类人事档案材料的内容、性质、作用的不同，认真鉴别，做到取之有据、舍之有理、实事求是、谨慎细微；在档案材料的转递和利用环节方面，档案管理人员要严格执行有关规章制度，认真履行手续，确保档案的安全、完整，对档案保管在个人手里的，档案管理机构不能接收。宏观方面，各地域流动人员人事档案管理部门应严格落实上级有关文件规定，加强协调，统一服务标准。同时，也要加大流动人员人事档案管理工作的执法检查监督力度，彻底解决档案“多头管理”的问题。

(四)针对档案管理存在“地域差异”、“多头管理”等问题，应利用互联网构建与材料形成单位间沟通的纽带。如今互联网已经成为工作、生活的重要介质，互联网时代流动人员人事档案信息的收集过程要相应的改进。《人力资源和社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》，对信息共享和推荐档案信息化工作提出了明确的要求，要加快流动人员人事档案电子化、数字化工作，建立全国流动人员人事档案基础信息数据库，推动数据向上集中，方便档案信息异地查询，实现信息互通和数据衔接。

(五)加大流动人员人事档案管理的硬件投入。档案材料的存在使它在我们的政治生活中具有不可低估的现实价值，它本身所具有的政治性、机要性、科学性与服务型，要求管档单位对档案材料的管理要配全硬件设施及符合“十防”要求，以适应时代和形势发展的需要，加大对档案管理的投入，不断提高档案管理工作的自动化、现代化水平，充分发挥人事档案的参考、依据和凭证作用。