（潍坊市奎文区政府教育督导室档案员 李翠 潍坊市档案局研究馆员 阚景奎）
【摘要】该文作者多年从事教育督导档案管理和开发利用，文章立足实践，从理论与实践相结合的层面，对教育督导档案之内容、特性、效用等进行了阐述，重点研究探索了教育督导档案的管理和创新利用，总结出教育督导档案管理要努力实现“五化”，采取五条途径搞好教育督导档案之创新利用。
【关键词】教育督导 档案管理 创新服务
盛世重教，教育兴则国家兴，教育强则国家强。近些年来，教育被摆上国家优先发展战略，全国教育事业得以飞速发展，教育督导工作亦日显重要。伴随教育督导活动产生积累的档案文件数量剧增。本文作者多年从事教育督导档案管理和开发利用，现结合工作实践，对教育督导档案的管理和创新利用作些研究，以与大家共勉。
一、教育督导档案之内容
教育督导(又称教育视导)，是根据国家教育方针政策、法规制度对教育行政部门和各类学校进行监督、检查、评估、指导和帮助，旨在加强国家对教育事业的全面管理，以保证教育方针和政策的贯彻执行，提高教育质量，促进教育事业健康发展。在实施推进教育督导活动中形成积累了大量档案文件，教育督导档案内容丰富、形式多样。从其内容看，教育督导活动直接决定着教育督导档案之内容。教育督导机构主要履行监督、指导、评估、反馈四大职能，且四大职能构成统一整体。在履行四大职能开展综合督导、专项督导和随机性督导过程中，相伴产生了大量档案。这些档案，其内容都与特定的职能活动密切相关。教育督导机构在长期履职和全面调研基础上，摸索总结出工作履职过程中所能产生的档案文件的归档范围，为档案齐全管理提供了收集名录。从档案门类看，教育督导档案门类多样。既有纸质文字记录、特殊载体(录音录相、照片底片、磁性介质)档案，亦有实物档案(奖杯、奖状、锦旗、其它具有存档价值的实物)。近年来，随着现代设备和技术在教育督导工作中的广泛使用，大量电子信息档案应运而生，教育督导档案门类日益增多。
二、教育督导档案之特性
研究教育督导档案之特性，旨在对其科学管理和有效利用。教育督导档案是教育督导机构在执法履职专业工作中形成的，教育督导档案具有五大特性：其一，行政管理性。教育督导档案是教育督导机构和人员受本级政府或国家教育行政部门委托，依法行政，实行督导，在履行教育行政管理职能中产生的，故档案内容具有明显的行政管理特性。其二，专业性。教育督导档案产生形成于教育督导专业活动中，其专业性非常鲜明突出。其三，时变性。国家教育督导活动的监督指导内容，随着经济社会发展、国家人才培养、国家教育方针政策等方面的变化而变化，教育督导内容亦应与时俱进，教育督导档案自然具有时变性。其四，层级性。教育督导活动既有综合督导、专项督导、也有随机性督导(随访督导)；被督导的对象亦有高校、中小学和幼儿园之差别。因督导方式和督导对象的不同，督导活动中形成的督导档案也就带有层级性特点。其五，效益性。教育督导档案完整记录督导活动过程，对总结督导活动经验教训，强化督导职能，提高督导效果，产生重要效益。
三、教育督导档案之效用
教育督导档案作为重要的信息资源，在教育督导职能活动中发挥着重要效用。
1、为督导工作查询提供信证
准确真实、齐全完整的教育督导档案，详尽地记载着督导工作活动全程。档案对每项督导活动的进展情况都有详细记录，依据档案可真实再现督导工作活动历史原貌。故此，督导档案为查考工作、总结经验提供信证。
2、为督导科学决策提供依据
教育督导档案记载的信息和数据，为督导科学决策提供详实依据。
3、为强化督导职能提供条件
依据教育督导档案信息，可强化教育督导机构监督职能，明确监督对象、内容和监督工作重点。如依据档案可以有效监督下级是否把发展教育事业放在突出战略位置，主要领导是否亲自抓教育工作，是否把教育经费列入重要议事日程，是否把教育发展目标列入领导成员任期目标，是否把教育发展列入当地经济发展总体规划，是否按教育规律、方针办事，是否坚持学生素质教育全面发展，是否积极筹集教育经费、增加教育投入、挖潜提效等。依据档案，能强化教育督导指导职能，提升管理效应。可有针对性搞好学校教职工队伍建设，指导努力改善办学条件，指导贯彻教育政策、推广办学经验等。依靠档案，能强化评估职能。通过评估引导，为学校办学指明方向，为学校师生指明“教”与“学”的奋斗方向。依靠档案适时获得评估信息，及时强化、调节和矫正，促使教育教学过程、教育方案和教育效果不断完善和提高，努力促进教育管理科学化、优质化。依据档案信息，亦能强化反馈功能。档案助推教育督导机构和人员做好反馈工作，督导机构及时向教育行政部门、学校领导及教师提出意见建议，着力推动工作发展。
4、为培养基层人才提供教材
依据教育督导档案，汇编应知应会教材，搞好“督”与“导”。通过实用教材，培养基层人才，让被督导单位工作人员掌握督导知识，做好督导应对。
5、为督导宣传提供资料
为让社会和被督导单位了解和支持教育督导工作，通过档案选编相关资料和照片，进行社会宣传，强化社会教育督导意识，提升教育督导效果。
四、教育督导档案之管理
教育督导档案重在管理。应强化措施，努力实现“五化”：
一是强化领导，努力实现管理人员体系化。教育督导机构要明确落实分管领导和科室、人员，把档案工作列入分管领导、科室和相关人员工作职责及工作程序，形成工作体系，并保证有效运转。
二是健全规制，努力实现档案管理制度化。教育督导机构应制定各项档案管理制度和标准，确保档案管理工作有章可循，有规可依。
三是全程监管，努力实现归档材料齐全化。从教育督导档案文件形成源头抓起，把好归档关，搞好全程监管和及时调度，通过考核、年评、与绩效工资挂钩等举措，落实规制，保证归档材料齐全完整，提升管理效果。
四是规范管理，努力实现管理科学化。对归档文件材料，按国家标准认真进行规范整理，编目有序，优化管理质量。落实库房，添置设施，保障档案防护安全。
五是购置现代设备，努力实现档案信息数字化。积极采用现代设备和技术，对原有教育督导档案进行数字化处理，为建立教育督导档案信息数字化平台夯实基础。
五、教育督导档案之创新利用
教育督导档案贵在利用。档案创新利用，应贴紧工作，贴紧需求。档案管理人员要熟悉室藏，强化服务意识、创新意识。面对教育督导档案利用需要，认真分析查询档案者心理，创新档案利用方式，搞好创新服务。其一，日常查询。热情主动提供档案原件，努力施行电话查档、预约查档、送档上门、跟踪服务等档案利用新方式，积极探索计算机档案服务新路径，提高查准率、查全率，优化服务质量，创增服务效益。其二，专题服务。及时了解教育督导部门工作需要和阶段性工作重点，集中提供档案信息，有针对性地搞好档案专题服务。其三，汇编成果。对档案内容进行研究，选取督导工作常用的档案信息，搞好信息综合加工，编印某专题或几专题档案信息成果，为督导活动开展有效服务，提供精编档案信息产品。其四，服务科研。依托档案信息，为优化教育督导科研提供服务。抓住教育督导活动课题，从档案信息研判总结、探索升华出规律性的东西，提升教育督导科研活动成效。其五，档案宣传。将教育督导档案中记载的典型事例、重点文字和图片进行精选，制作版面，推介宣传，以强化教育督导职能效果和影响。
