一、新时代企业档案工作高质量发展的基本走向

党的十九届五中全会公报指出：以推动高质量发展为主题，必须坚定不移贯彻新发展理念，以深化供给侧结构性改革为主线，坚持质量第一、效益优先，切实转变发展方式，推动质量变革、效率变革、动力变革，使发展成果更好惠及全体人民，不断实现人民对美好生活的向往。面对新时代大环境的变化，中国企业必须积极求变，通过转型与创新来寻求未来发展的新方向，纵观全球和中国领先企业的成功发展经验可以证明，档案数据服务精准与安全管控则是企业可持续发展的根本保障。而传统的管理模式、匮乏的档案资源和人才不断流失的三大痛点能否解决好，将直接决定企业的生死存亡。

（一）新时代企业档案工作高质量发展的新要求。

习近平总书记曾经明确指出：“档案工作是一项非常重要的基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。“今后档案工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化”。

中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议提出：发展数字经济，推进数字产业化和产业数字化，推动数字经济和实体经济深度融合，打造具有国际竞争力的数字产业集群。加强数字社会、数字政府建设，提升公共服务、社会治理等数字化智能化水平。

面对信息化浪潮的巨大冲击，加快企业信息化建设步伐，已成为不断提升企业核心竞争力的一条值得关注的途径，而企业档案的载体形式也逐步呈多元化，未来电子档案将处于企业档案数据资源的主导地位。进入新时代企业档案工作高质量发展的目标效能则是将企业档案数据的“软实力”转换为推进企业转型升级打造百年品牌企业的“硬支撑”。

（二）国际《档案共同宣言》对公司走向国际市场实现品牌战略具有重要的影响力。

    2011年11月10日，联合国教科文组织在巴黎召开的第三十六届大会上，国际档案理事会（ICA）发起的《档案共同宣言》被正式采纳通过。联合国教科文组织承认档案在民主权利中的重要作用，向其所有的成员国呼吁，按照《档案共同宣言》里确立的原则和指针行事。

 档案是决策、行动和记忆的记录。档案是代代相传的独特且不可替代的遗产。档案的管理从其形成时开始，以维护其价值和意义。档案是信息的权威来源，而信息则是负责任和透明的行政行为的基础。档案守护并服务于个人和团体的记忆，在社会发展中扮演重要角色。档案的开放利用能够丰富我们对人类社会的认知，促进民主，保护公民权利，提高生活品质。因此，我们认为：档案是行政管理、文化与思维活动的唯一可靠证据，是社会演变的特有反映；档案对于提高办事效率、可靠性和透明度，保障公民权利，建立个人与集体记忆，了解过去，记录现在并指导未来非常重要；档案全面地记录了人类活动的各个领域；档案的生成形式多种多样，包括纸质、电子、声像及其他类型；档案工作者是接受过基础和继续教育的专业人士，他们通过支持文件的形成，通过选择、保存并提供利用文件而为社会服务；所有公民、公共管理者和决策制定者、公共或私人档案馆的管理者或拥有者，档案工作者和其他信息专家在档案管理方面具有集体责任。

纵观中外许多成功的企业告知我们：你所赚的每一分钱，都是你对这个世界认知的变现，你所亏的每一分钱，都是你对世界认知有缺陷，你永远赚不到超出认知范围之外的钱，除非你靠运气，但你靠运气赚到的钱，也会因认知不足而亏掉。我们是否养成了从档案智慧成果中认知社会，获取财富的习惯呢？笔者认为，许多公司尚未养成这样的好习惯，而采取了弄虚作假、欺上瞒下的手段，暂时违法获取一些利益，虽然在某一阶段收益颇丰，但进入各项事业高质量发展新时代的今天，许多违法违规企业必将得到严惩，公司发展空间必将萎缩，不尊重市场，不讲规矩，不论多牛的企业也最终会走向衰败、破产之路。

（三）依法治档是推进企业档案工作助力企业腾飞的新动能。

     随着经济社会发展和信息时代的到来，档案工作的内外环境发生了深刻变化。新的组织和治理形态不断催生新的档案记录形式和管理方式，企业档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的巨大挑战。这次档案法的修订充分发挥立法在国家治理体系和治理能力现代化中的引领和保障作用。

推进企业档案工作高质量发展，前提是企业发展需要的档案数据是否能够集中统一管理，各类档案数据管理制度是否在合法性、操作性、融合性方面达到档案法规、标准的要求，档案数据资源内在质量是否能满足企业各级各部门负责人科学决策和企业“智慧大脑”分析经济发展的需要，安全保障和保密工作是否能够做到核心档案数据存储万无一失，内控保密信息管控安全防范绝对可靠，以上这些企业档案工作安全问题和管理短板的解决，需要强化全员档案法治意识，得到公司各级领导、职工的大力支持、配合。同时客观上也要求各级档案行政管理部门加大档案行政执法工作力度，才能更好地推进档案工作高质量发展效能目标的落地。

二、档案安全好与坏决定企业兴与衰

进入市场经济环境下，在追求利益最大化的前提下，长期以来采取多套账本、阴阳合同、虚假数据、记录后补等违纪行为手法时有发生，也有一些知名企业也因管理失控、信息反馈失灵导致公司信誉遭到巨大损失。比如“奔驰漏油”事件在互联网、抖音等传播的推动下家喻户晓。因此，档案数据管控与服务质量水平的高低，不仅是能否实现企业各项管理一流指标智慧数据，也是衡量企业兴旺与衰败的试金石，更是验证我们对人类社会认知能力水平的标尺。未来企业档案工作走向必须围绕公司战略发展要求，完善和丰富满足企业战略发展需要的各类精准的档案数据资源，依法依规管理到位，为公司激活人才创新动能、提升核心竞争力、确保企业战略安全的需要，有效向企业高管、业务骨干、技术人员开放和共享档案数据资源，防范档案数据泄密，掌控人才、技术、产品等领域市场变化趋势的话语权。华为集团公司能够不到30年内成为世界一流的企业，其崛起的经验值得国人学习。

（一） 老板关心的核心档案数据我们收集到位吗？

1. 公司战略谋划需要的信息。

    老板关注国家倡导和限制行业政策；产品、技术、人才、服务项目国内外领先的指标；竞争对手涉及产品的成本、营销手段、核心技术、工艺流程；供应链、价格链等关联信息及动态走向等；公司内部加强市场营销部门客户档案、竞争对手、供应链（含产业链、价格链、商品链）等信息的收集、归档工作力度，有效发挥市场是资源配置决定因素的决策支撑。

2. 公司招才引智需要的信息。

    金融及产业跨界融合的条件下，人才流动不断加快，各地都在淘汰“笨鸟”引进“好鸟”，然而收集到符合企业战略发展的人才信息，需要一个长期的过程，临时抱佛脚招才引智，不是人才“水土不服”，就是配套企业“链条不通”。所以，各企业围绕潜在人才，不断收集研究成果，了解引进人才需要配套的条件如何，要做到“知己知彼”之前，先“知彼”。在关注同行人才数据动态管理同时，也对企业内部员工德能勤绩情况了如指掌，对业务定额实施递进调整，完善绩效考核标准，为发现人才、培养人才和提升员工技能，发挥综合效能奠定良好的档案数据智慧传承功能。

3. 科学技术创新需要的信息。

    科技创新是核心动力，任何市场变动情报、新技术、新发明、新材料、新工艺、新产品、新方法以及敏感价格波动、竞争对手人事突变、关键领域人才流动等信息均需要及时收集、分析和反馈；跟踪世界相关领域专利、知识产权保护年限、科研成果论文和同行领先企业的产品研发进展情况等。

4. 安全质量管控需要的信息。

    战略安全管理需要有底线思维，绝对不能有丝毫的麻痹大意。凡是涉及战略布局、市场客户、人脉资源、风险救急、质量管控、信息使用、资金物资等领域安全隐患均都需要马上消除；避免各种形式主义产生的虚假文档数据，造成企业各项安全、质量管控制度、措施“空档滑行”、“隔靴搔痒”等不良现象，为未来企业酿成灾难留下祸根。

5. 融资成本管理需要的信息。

企业涉及贷款融资、保险理财、税收财政以及人力资源、物资采购、知识产权和科研投入等成本管理要素多种多样，许多老板因信息掌控不精准、不全面导致企业损失惨重。因此涉及资金管理领域的各方政策、法规和业务要求变化都需要及时收集、研究和做出正确的投资、避险等措施，保持公司在竞争激烈的环境下处于不败之地。.

（二）华为企业崛起的经验告诉我们什么？

1.华为集团公司始终坚信员工是企业的第一生产力，一个自由的管理制度，对于一个企业的可持续发展是很重要的，符合企业高质量持久发展的可靠理论、科学制度、有效方法和精准定额等都需要员工弘扬主人翁、工匠精神，充分利用详实的档案数据来创新和发展。

2.《华为基本法》以过去为基础，以失败为反面教材，依靠全体华为人智慧，将各种亮点、不足和反思总结出成功的经验加以推广，失败的教训引以为戒，告知员工做到不贰过。

3.高效执行力的密码，就是将历史成熟的智慧成果通过文档数据系统及时有效传承给后人；新上岗人员通过平台可以了解岗位法规、操作流程、业务范文以及前任所犯错误及补救措施等，在最短时间内成为业务骨干；第三从文档数据系统中有科学的定额标准和绩效考核方法，让员工上班之后就是如何干好本职工作的同时，研究更加高效、低耗、优质的好方法，在华为“小改革、大奖励”政策引领下，集中所有精力在超越自我的激励下不断创新。

知己知彼方能百战百胜，虽然有的企业档案数据资源能够满足公司战略发展，但也有不少企业档案数据资源存在信息孤岛、内容失真、缺三少四、损毁丢失等安全风险、违法违规等行为，“知己”不到位，更别说“知彼”了，一旦遇到市场大动荡，企业走向衰败、兼并、破产也是必然的结果。

三、构建企业文档数据工作高质量发展大舞台

实现“十四五”规划目标，首先要全面提升企业核心竞争力，推进企业档案工作转型升级和档案事业高质量发展，这对企业档案主管来讲，既是一次发展良机，同时也是一次巨大的挑战，因为档案业务的延伸、管控和有效服务都涉及企业各职能部门，如同智慧大脑的神经系统，不仅需要扩展自身知识面，而且需要增强创新、协调、执行的综合能力，构建企业文档数据智慧管理与服务大平台，需要从以下六方面进行创新。

（一）组织领导和制度建设顶层设计

首先，通过学习十九届二、三、四、五中全会精神和《档案法》等档案法规，进一步增强了对“档案工作姓党”这一政治属性的领会，依法依规完善、修订各项档案工作管理制度和业务流程，杜绝制度有 “空档滑行”或流于形式的情况发生；明确了档案数字资源的首要任务是安全保存和有效利用，明确了电子档案的法律效力；明确了各类档案必须集中统一管理等法律要求；其次，要走出档案工作是为历史文化服务的“狭窄”误区，围绕企业战略发展、市场营销、科技创新、人力资源管理和安全生产等中心任务的需要，必须做到企业发展需要什么信息，档案机构就要千方百计搜集和指导业务部门形成什么信息，为决策“知己知彼”前提条件奠定良好的档案数据基础，鉴定划控到位及时开放、共享档案数据信息资源给企业骨干，让智慧成果传承和人才多出科研成果变为现实；第三，依法确保档案数据资源的实体安全和利用安全，涉及企业商业秘密的档案数据信息严格管控，安全防控措施无盲点、无缝隙。

因此，进入新时代，企业档案机构在制度建设方面要做到核心制度与档案元素有机融合，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》内容，融入到企业核心制度条款之中（开除公职等）；业务流程明确归档要求，结合业务闭环管理的要求，将归档环节列入资金结算、项目验收、绩效考核、晋升辞退等工作流程中；文档工作质量考核全覆盖，档案管理机构配合绩效考核部门，坚持文档工作质量考核实现纵向到底、横向到边的全覆盖；坚持创新发展理念，科学修订档案机构内部管理制度（归档验收、鉴定、销毁、安全等），推动档案工作实现现代化。

（二） 文档数据资源智慧管控

    按照企业智慧大脑对文档数据资源源头质量要求，文档数据资源建设必须包含文书（政策法规、标准制度、管理成果等）、市场营销（客户、竞争对手、产品链、供应链等）、产品（新产品开发、工艺、配方等）、科研、基建、设备、人力资源（人事、绩效考核、定额核定）、会计、采购、专门（安全、质量等）、特殊载体等档案，要按照中办发【2014】15号文件要求做到应归尽归、应管尽管，确保文档数据形成的真实、完整、可用、安全、合法性。

（三） 档案信息化建设总布局

    要将档案信息化工作纳入电子政务和信息化建设的总体规划，要实现同步规划、同步部署、同步检查、同步验收“四同步”要求，确保人才到位、资金到位、部门协调到位。目前已经初步实现了OA系统、会计系统与档案系统软件融合到位，达到电子文件办理结束可直接归档，转换成电子档案。下一步将人力资源、基建、设备、产品、科研档案逐步实现自动归档。在档案信息化建设总布局决策中，杜绝进入不考虑文档数据源头形成、归档质量和利用效能的有机衔接，而重点放在购买信息化建设的硬件建设上的误区中，没有智慧数据，没有开展数据开放、共享和控制的鉴定工作，不论硬件再“硬”，如果没有安全管控的高质量档案数据支撑，未来的后果是灾难性的，这种教训太多不能再犯。

（四） 文档数据安全保障底线

根据档案库房建设“九防”要求，新建和扩建库房，从安全考虑原则上库区内不放置强电设备，通过管道调节库区温湿度；库房结构特殊的只能放置库区的，可在设备周边设置防火保温板进行隔离，确保设备故障起火不能引燃档案柜内档案资料。

完善档案库房管理和借阅制度，确保避免在档案实体管理和利用过程中档案数据的丢失、损毁和泄密等违法违规事件发生。

对重要的磁性载体档案，需要进行光盘、缩微胶片方式进行复制异地存储。防止附近意外强磁波干扰，导致磁性载体中的数据损毁。

（五） 文档数据资源开发服务方向

    主动服务攻坚一线。在新产品开发、基建项目、引进设备、重要活动、突发事件要及时提供相关依据、参考资料、法规标准等，向比亚迪公司档案馆服务模式经验看齐；

坚持问题导向，利用档案资源协助解决中心工作的热点、焦点问题。档案文化服务创新，按照企业高质量发展的需要，配合中心任务组织举办新产品展板、质量信息陈列、安全事故警示录、历史文化展览等；主动请缨参加进博会、产品展销会，为企业科技创新提供可靠、全面、精准的设计参数、标准和技术工艺等。

未来企业文档数据管理与服务管理系统将会成为企业各类有价值信息的储备系统、领导科学决策的情报系统、反映历史真实面貌的再现系统、科学技术研究的资料系统、维护合法利益的司法证据系统、推进现代化进程的数据系统。让我们一起为实现企业兰台梦想而奋斗吧。